AVISO DE PRIVACIDAD PARA EMPLEADOS

Aviso de datos personales

Este aviso proporciona información sobre el procesamiento de sus datos personales por parte de VOLVO.

La empresa en la que trabaja ("VOLVO") es el controlador de los datos personales que VOLVO obtiene de usted y de las otras fuentes que se describen a continuación. Controlador significa que es VOLVO quien decide el propósito y los medios para el procesamiento de sus datos personales. VOLVO es responsable del procesamiento de sus datos personales según las leyes y regulaciones de protección de datos aplicables. El procesamiento de sus datos personales por parte de VOLVO es necesario con respecto a su empleo en VOLVO. Si tiene preguntas sobre el procesamiento de sus datos personales, comuníquese con el responsable de protección de datos de VOLVO.

VOLVO puede procesar las siguientes categorías de datos personales. Tenga en cuenta que no es necesario que VOLVO procese todos los datos personales que se enumeran a continuación. Tenga en cuenta que los ejemplos enumerados en cada categoría no son exhaustivos.

Datos individuales, como nombre, fecha de nacimiento, número de seguro social (o equivalente), sexo, nacionalidad, idioma preferido, estado civil, foto

Datos organizacionales, como número de empleado, descripción del trabajo, puesto, lugar de trabajo, unidad de negocio, departamento, gerente, subordinados directos

Datos de contacto, como dirección del trabajo, dirección de casa, correo electrónico, número de teléfono

Datos de compensación y beneficios, como salario, revisiones de salario, deducciones de impuestos, información de pensiones, detalles de cuentas bancarias

Datos de administración de empleo, como contrato de trabajo y otros acuerdos entre usted y VOLVO, solicitudes u otros formularios relacionados, por ejemplo, con licencia parental, información sobre la fecha de contratación y la fecha de término

Datos de tiempo, como horas de trabajo, tiempo de trabajo, vacaciones, permisos (permiso parental, permiso por enfermedad, etc.)

Datos de afiliación sindical, si es aplicable y relevante

Datos de seguridad, como tarjetas de acceso, derechos de acceso y uso de tarjetas de acceso y derechos de acceso

Datos de salud y seguridad, como información sobre permisos por enfermedad, planes de rehabilitación, incidentes relacionados con el trabajo, exámenes de salud

Datos de fabricación/reparación/servicio, como el seguimiento y el registro de actividades realizadas por usted en relación con la fabricación, el mantenimiento, la reparación o el servicio de vehículos

Datos de desempeño y evaluación, como evaluaciones, valoraciones y registros disciplinarios, si los hubiera

Datos de competencia, como registros de aprendizaje y actividades de capacitación

Datos de administración de viajes, como información sobre viajes de negocios, detalles de la reserva, número de pasaporte, número de tarjeta de crédito de la empresa, facturas de viaje y asignaciones

Mesa de ayuda y datos de soporte, como preguntas de usted/su gerente/RR. HH. relacionadas con su empleo o equipo de TI o soporte que se le proporcionó en relación con el mismo

Datos relacionados con TI, tales como ID de usuario, contraseñas, detalles de inicio de sesión, así como datos y registros sobre su uso de los equipos, aplicaciones o servicios de TI de VOLVO, según las políticas de TI de VOLVO, según corresponda de vez en cuando

Se señala específicamente que la afiliación sindical y algunos aspectos de los datos de salud y seguridad se consideran datos sensibles según las leyes de protección de datos aplicables y deben manejarse con especial cuidado. Se señala específicamente que los datos sensibles solo se deben procesar en caso de obligación legal, autorizado por convenio colectivo y/o consentimiento explícito.

Tenga en cuenta también que ciertos datos generados por el vehículo (por ejemplo, número de vehículo/chasis, señales, etc.) se generan automáticamente cuando utiliza un producto propiedad de Volvo, por ejemplo, un camión. Sin embargo, VOLVO no usa dichos datos a menos que el uso esté relacionado con actividades de prueba, resolución de problemas de calidad o propósitos de desarrollo de productos. Tenga en cuenta que esta sección no se refiere a vehículos de empresa.

VOLVO también puede procesar una cantidad limitada de datos personales (nombre y datos de contacto) de las personas indicadas por usted como personas con las que VOLVO se comunicará en caso de emergencia. En algunos países, los datos de los familiares más cercanos también pueden procesarse para ciertos fines relacionados con los beneficios y/o requisitos de la legislación laboral.

VOLVO procesará sus datos personales basándose en cualquiera de los siguientes fundamentos legales; consulte también más detalles a continuación.

Obligación legal. Por ejemplo, VOLVO puede estar obligado por ley a informar sus ingresos a la autoridad fiscal.

Obligación contractual. Por ejemplo, VOLVO debe procesar sus datos personales para poder pagar su salario acordado contractualmente.

Interés legítimo. El interés legítimo de VOLVO es normalmente gestionar sus operaciones diarias, asegurar sus instalaciones y equipos y mantener el control interno. Para basar su procesamiento de datos personales en el interés legítimo, VOLVO realiza una evaluación caso a caso. Por ejemplo, VOLVO necesita procesar ciertos datos personales para permitir la administración de sus viajes relacionados con el negocio donde el interés legítimo de VOLVO son administrar sus operaciones diarias; o VOLVO necesita procesar ciertos datos personales para revisar el estado de su equipo de TI cuando el interés legítimo de VOLVO son proteger su equipo.

En casos excepcionales y solo cuando no se pueda aplicar ningún otro fundamento legal, VOLVO puede solicitar su consentimiento explícito para procesar sus datos personales.

VOLVO procesará sus datos personales, como se ejemplifica anteriormente, para los fines generales que se indican a continuación. Tenga en cuenta que los ejemplos enumerados en cada propósito no son exhaustivos.

Administración (normalmente basada en una obligación contractual y/o interés legítimo)

Habilitar su registro en los sistemas de VOLVO y la administración general de su empleo con VOLVO

Habilitación del uso adecuado de la licencia

Permitir mantener un organigrama actualizado y un registro de empleados, incluida la producción de informes internos y estadísticas

Permitirle el pago de salario, pensión y otros beneficios, así como revisiones de salario, incluida la producción de informes internos y estadísticas

Habilitación del seguimiento de proyectos

Informes (normalmente basados en una obligación legal y/o un interés legítimo)

Permitir informar a las autoridades, según lo requiera la ley, como la agencia tributaria

Permitir realizar un seguimiento de su tiempo de trabajo/permisos/vacaciones, tanto para fines de remuneración como de facturación

Requisito de la legislación laboral (normalmente basado en una obligación legal)

Permitir el cumplimiento de las obligaciones de VOLVO según los convenios colectivos con sindicatos o la legislación laboral

Ambiente de trabajo y seguridad del producto (normalmente basado en una obligación legal y/o interés legítimo)

Permitir el cumplimiento de las obligaciones de VOLVO de proporcionar un entorno de trabajo seguro (incluido el control y la prevención del acceso no autorizado a las instalaciones o los equipos de VOLVO) y otras obligaciones del entorno de trabajo según lo establecido por las leyes laborales o del entorno laboral

Permitir el cumplimiento de las obligaciones de VOLVO relacionadas con la seguridad y calidad del producto

Desarrollo de empleados (normalmente basado en obligaciones legales y/o contractuales y/o intereses legítimos)

Actividades habilitadoras relacionadas con el desarrollo/la mejora de competencias, así como evaluaciones y valoraciones de desempeño

Habilitar y proponer actividades de aprendizaje y capacitación

Actividades relacionadas con el trabajo de los empleados (normalmente basadas en obligaciones legales y/o contractuales y/o intereses legítimos)

Habilitar el desempeño de sus tareas laborales, como escribir correos electrónicos, establecer documentos, informes, presentaciones, dibujos, etc.

Habilitación de viajes de negocios

Permitir responder preguntas de usted/su gerente/RR. HH. con respecto a su empleo o equipos/servicios de TI o la provisión de soporte necesario para el desempeño de sus tareas laborales

Permitir el seguimiento de las políticas de VOLVO, incluido el Código de conducta de Volvo Group y las políticas de TI de VOLVO, según corresponda de vez en cuando, para garantizar que se cumplan dichas políticas e investigar las actividades prohibidas sospechosas

Investigación y desarrollo y resolución de problemas de calidad (normalmente basados en intereses legítimos)

Permitir actividades de investigación y desarrollo relacionadas con productos Volvo (por ejemplo, camiones), que implican el uso de datos del vehículo generados cuando ha utilizado un producto propiedad de Volvo (ver más arriba)

Permitir la resolución de problemas de calidad relacionados con los productos Volvo (por ejemplo, camiones), que implican el uso de datos del vehículo cuando ha utilizado un producto propiedad de Volvo (ver más arriba)

VOLVO obtendrá sus datos personales principalmente de usted mismo, su gerente, RR. HH. u otro tercero a quien usted nos haya dirigido para obtener sus datos personales. Algunos datos personales también pueden generarse automáticamente desde el sistema de TI de VOLVO, o equivalente, por ejemplo, al crear su identificación de usuario para los sistemas VOLVO.

VOLVO normalmente no compartirá sus datos personales con nadie fuera de Volvo Group, a menos que así lo exija la ley, el reglamento o un acuerdo de negociación colectiva. Sin embargo, VOLVO puede, si es necesario para cumplir con el propósito del procesamiento de los datos personales, compartir sus datos personales con otra empresa de Volvo Group, como las empresas fuera de la UE/el EEE. Volvo también puede, si es necesario para cumplir con el propósito de procesar los datos personales, compartir sus datos personales con proveedores externos, como proveedores fuera de la UE/el EEE. En todos los casos, VOLVO hará todos los esfuerzos razonables para asegurarse de que existen las protecciones adecuadas que brindan los niveles adecuados de protección de sus datos personales, según lo exigen las leyes de protección de datos aplicables. Por ejemplo, esto puede incluir el uso de acuerdos de procesamiento de datos externos o entre empresas basados en cláusulas contractuales estándar aprobadas por la UE o el Escudo de privacidad UE-EE. UU. u otros mecanismos que hayan sido reconocidos o aprobados por las autoridades pertinentes de vez en cuando. Si tiene preguntas sobre la transferencia, póngase en contacto con el responsable de protección de datos de VOLVO.

VOLVO normalmente conservará sus datos personales durante el empleo. Una vez finalizado su empleo, VOLVO solo conservará los datos personales que considere necesarios para el cumplimiento de los fines para los que se recopilaron y solo hasta que dicho fin se haya cumplido o, si es posterior, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las obligaciones legales, fiscales o de beneficios locales o para satisfacer cualquier requisito legal en caso de una disputa o reclamo real, amenazado o anticipado

Tiene derecho a solicitar el acceso a sus datos personales. También tiene derecho a solicitar a VOLVO que rectifique o borre sus datos personales o restrinja el procesamiento de los mismos. También puede oponerse al procesamiento de sus datos personales por parte de VOLVO o solicitar la portabilidad de datos. Sin embargo, tenga en cuenta que es posible que VOLVO no siempre esté obligada a cumplir con una solicitud de eliminación, restricción, objeción o portabilidad de datos. La evaluación se realizará caso a caso de las obligaciones legales de VOLVO y la excepción a tales derechos.

Más información sobre los derechos del interesado